Soll der eigene Mitarbeiter auch noch andere Aufgaben im Unternehmen übernehmen, besteht dieGefahr eines Interessenkonflikts. Diese besteht in der Regel nicht, wenn ein externer Sachverständiger beauftragt wird. Auch familiäre Bindungen müssen bei der Frage des Interessenkonflikts berücksichtigt werden.

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Aufbewahrungsfristen von Personalakten

Wie lange Personalakten aufbewahrt werden sollen, hängt vom Inhalt der Personalakte ab. Als Faustregel gilt: Frühestensdrei Jahre nach dem Ende des Arbeitsverhältnissesdürfen sie vernichtet werden. Die Personalakten führt ein Arbeitgeber über seine Angestellten und über das Arbeitsverhältnis. Die Akten umfassen personenbezogene Unterlagen, Verträge, Sozialversicherungs- sowie Steuerunterlagen. Auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses können diese Inhalte nützlich sein.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von personenbezogenen Daten

Erst nach drei Jahren verjähren Ansprüche nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Diese umfassen zum Beispiel den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis oder eventuelle Schadenersatzansprüche. Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfrist ist Vorsicht geboten. Denndie Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in welchem das Arbeitsverhältnis endet, egal wann der genaue Zeitpunkt der Kündigung war.

Für dasSteuer- und Sozialrechtgelten andere Fristen. Die relevanten Dokumente müssen so lange aufbewahrt werden, wie es das Lohnsteuerrecht und das Sozialversicherungsrecht vorsehen. So sind beispielsweise Lohnsteuerkarten und Lohnabrechnungen nach§ 41 EStG(Einkommenssteuergesetz) erstnach sechs Jahrenzu vernichten.

Dokumente zur Gewinnermittlungvon Betrieben müssen sogar 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Nach dem Sozialversicherungsrecht müssenLohnnachweisefünf Jahre aufgehoben werden,Nachweise über betriebliche Altersvorsorgemüssen sechs Jahre lang verfügbar sein. Es sollte daher bei der Vernichtung von Personalakten immer geprüft werden, ob nicht die oben genannten Dokumente enthalten sind. Im Zweifel sollten die Akten lieber zu lange aufgehoben als vorzeitig vernichtet werden, um den Aufbewahrungspflichten in jedem Fall zu genügen.

Aufbewahrungsfrist von Urlaubsanträgen

Für Urlaubsanträge gibt es keine gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen. Sie gehören zu den allgemeinen Personalunterlagen und können nach Ablauf eventueller Verfallklauseln, spätestens jedoch nach dem Ablauf der Verjährungsfristen beseitigt werden. Die Verjährungsfrist beträgt nach dem BGB drei Jahre (§ 195 BGB). Aber auch im Falle von Urlaubsanträgen kann es in Ausnahmefällen ratsam sein, die entsprechenden Unterlagen für 10 Jahre aufzubewahren.

Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen

Auch beieingegangenen Bewerbungsunterlagenhaben Unternehmen einiges zu beachten. In der Regel werden Bewerbungen per Post oder E-Mail an das Unternehmen gesandt. Selbstverständlich enthalten sie personenbezogene Daten, daher sind sie durch das Bundesdatenschutzgesetz geschützt. Der Personalchef wird die E-Mails in seinem E-Mail-Programm zusammen mit anderen E-Mails speichern. Schriftliche Bewerbungen kommen in eine Ablage. Über möglicheLöschungsfristenexistiert oft keine Regelung, daher werden die Bewerbungen meistens länger aufgehoben als nötig. Als Argument hierfür dient oft die mögliche Nachfrage des Bewerbers. Auch der Nachweis, dass bei der Stellenvergabe keine Diskriminierung vorlag, wird als Grund für die längere Speicherung angeführt.

Doch eineunbegrenzte Speicherung der Unterlagen ist nicht zulässig. Denn gemäߧ 35 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn ihre Kenntnis nicht länger für die Erfüllung ihres Zwecks erforderlich ist. Der Zweck einer Bewerbung ist die Besetzung einer bestimmten Stelle. Wenn diese Stelle durch den Bewerber nicht mehr besetzt werden kann, fällt der Zweck selbstverständlich weg. Damit besteht auch kein berechtigtes Interesse mehr an den personenbezogenen Daten.

Eventuell stehen einer Löschung jedoch gegenteilige Bestimmungen entgegen. Das können solche sein, die sich aus einem Gesetz oder aus Vereinbarungen ergeben. Doch als einzig relevant ist das Interesse der Firma an der Durchführung des ordnungsgemäßen Bewerbungsverfahrens zu werten. Hierzu gehört auch eineEntkräftung möglicher Diskriminierungsvorwürfe. Solche müsste ein abgelehnter Bewerber spätestens zwei Monate nach der Ablehnung erheben. Eine darauf folgende Klage muss binnen drei Monaten nach Erhebung der Vorwürfe erfolgen. Somit sindsechs Monate als Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen mehr als ausreichend.

Wie sieht ein datenschutzkonformes Löschkonzept für Firmen aus?

Zur datenschutzgerechten Umsetzung von Löschfristen empfiehlt es sich, ein gutes Löschkonzept zu entwickeln. Personenbezogene Daten dürfen nur begrenzt gespeichert werden. Haben die Daten ihren Zweck erfüllt, sind sie zu löschen.

AlsLeitlinie zur Löschung kann dieNorm DIN 66398dienen. Sie enthält Empfehlungen für entsprechende Konzepte und Vorgehensweisen, mit denen die verschiedenen Datenarten gelöscht werden können. Zunächst sollten die Datenarten bestimmt werden, die es in der Aktenaufbewahrung des Unternehmens gibt. In einem nächsten Schritt werden dieDatenarten in Löschklassen unterteilen, die Löschregeln für jede Klasse definiert und konkrete Umsetzungsregeln bestimmt. Ferner ist der Verantwortliche für die Umsetzung zu benennen.

Wie der TÜV Süd berichtet, hat jedoch die Hälfte der Firmen keine klare Regelung bezüglich der nicht mehr benötigten Daten. So muss befürchtet werden, dass manche Firma keinen Überblick darüber hat, welche Daten wann zu löschen sind, wo sich diese Daten befinden und wie sie aufgeteilt sind.

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Wann sind Einstellungs – und/oder Abwerbeverbote zulässig?

Nach § 75f HGB sind Ansprüche, die aus einer Vereinbarung abgeleitet werden, in der ein Arbeitgeber dem anderen zusagt, Mitarbeiter des anderen Arbeitgebers nicht einzustellen, nicht einklagbar. Die fehlende Einklagbarkeit eines solchen Anspruches ist auch ausgedehnt worden auf Vereinbarungen zwischen 2 Arbeitgebern über Abwerbeverbote.

Der Bundesgerichtshof hat in der vorgenannten Entscheidung aber weiter ausgeführt, dass es durchaus Konstellationen gibt, in denen die Interessen der Arbeitgeberseite an der gerichtlichen Durchsetzbarkeit eines Abwerbeverbots die Arbeitnehmerinteressen überwiegen können. Er hat hier verschiedene Fallgruppen gebildet, bei denen Abwerbeverbot entgegen § 75f HGB einklagbar sind:

–  die Abwerbung stellt eine unlautere geschäftliche Handlung dar, gegen die nach den Vorschriften

des UWG vorgegangen werden kann

– das Abwerbeverbot ist nicht Hauptzweck der getroffenen Vereinbarung, sondern nur eine

Nebenbestimmung, „die einem besonderen Vertrauensverhältnis der Parteien oder einer

besonderen Schutzbedürftigkeit einer der beiden vertragschließenden Seiten Rechnung trägt“.

Hierzu gehören nach dem vorzitierten Urteil Abwerbeverbote, die

a)  im Zuge einer Due-Diligence-Prüfung beim Kauf von Unternehmen

b)  bei Abspaltung von Unternehmensteilen

c)  bei Vertriebsvereinbarungen zwischen selbstständigen Unternehmen

vereinbart werden.

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Die Beschäftigung von Leiharbeitnehmern in Deutschland ist von hoher Dynamik geprägt. Aus der Arbeitsmarktberichterstattung der Bundesagentur für Arbeit „Zeitarbeit in Deutschland“ von Juli 2013 geht hervor, dass sich die Zahl der Leiharbeitnehmer in den letzten zehn Jahren annähernd verdreifacht hat.

Der Einsatz von Leiharbeitnehmern bietet für den Arbeitgeber einige Vorteile: Er kann damit die Personalkosten senken und die benötigten Arbeitskräfte eventuellen Auftragsschwankungen anpassen. Außerdem kann der Arbeitgeber auf diese Weise zunächst erst die Arbeitsqualität und Fachkompetenz des potentiellen Arbeitnehmers erproben, ohne hierfür eine längerfristige arbeitsvertragliche Bindung eingehen zu müssen.

Für die Leiharbeitnehmer hingegen bedeutet die Eingehung eines Leiharbeitsverhältnisses in der Regel eine schlechtere Bezahlung für die gleiche Arbeit. Dabei hoffen viele zudem durch die Eingehung eines Leiharbeitsverhältnisses eine neue Chance zu bekommen, sich nach möglicherweise langjähriger Arbeitslosigkeit wieder in das Berufsleben integrieren und eine Dauerbeschäftigung finden zu können. Doch für nur circa 39 Prozent der Zeitarbeiter erfüllt sich diese Hoffnung. Dadurch wiederum erreicht eine Vielzahl von Leiharbeitnehmern nicht die notwendigen Voraussetzungen, um Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung zu erhalten. Ein Abrutschen in das vom Steuerzahler finanzierte Hartz IV ist die Folge.

Die Rechtsgrundlage für ein Leiharbeitsverhältnis bietet das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG).

Danach kann der Arbeitsvertrag zwischen dem Arbeitgeber als so genanntem Verleiher und dem Arbeitnehmer geschlossen werden. Dabei besteht jedoch die Besonderheit, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung nicht – wie üblich – im Betrieb des Arbeitgebers erbringt, sondern in einem fremden Unternehmen, nämlich dem des so genannten Entleihers.

Nach § 1 Absatz 1 Satz 2 AÜG erfolgt die Überlassung des Arbeitnehmers jedoch lediglich „vorübergehend“. Der Gesetzgeber hat offen gelassen, was unter „vorübergehend“ zu verstehen ist und auch keine Regelung dafür getroffen, welche Rechtsfolge eintreten soll, wenn die Überlassung dauerhaft stattfindet. Somit hat ein Leiharbeitnehmer auch bei dauerhafter Beschäftigung im Entleiher-Betrieb keinen Anspruch auf eine Festanstellung. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 10. Dezember 2013 mit seinem Urteil im Fall 9 AZR 51/13 bestätigt.

Der Gesetzgeber habe bei einer nicht nur vorübergehenden Arbeitnehmerüberlassung bewusst nicht die Rechtsfolge der Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit dem Entleiher angeordnet.

Dieser Entscheidung lag folgender Sachverhalt zugrunde: Ein IT-Sachbearbeiter war mehrere Jahre bei einer Klinik als Leiharbeitnehmer beschäftigt und klagte dann auf Festanstellung. Das Arbeitsgericht hatte die Klage zunächst abgewiesen, das Landesarbeitsgericht hat ihr wiederum stattgegeben. Hiergegen wehrte sich der Arbeitgeber sodann durch die Einlegung der Revision vor dem BAG erfolgreich und erwirkte das vorgenannte obsiegende Urteil.

Die Richter bemängelten, dass das AÜG ungenau formuliert sei und entsprechende Sanktionsregelungen fehlten. Sanktionen für Verstöße seien aber Sache des Gesetzgebers. Das Urteil stellt aber auch keinen Freifahrschein für Arbeitgeber dar, die Leiharbeiter jetzt entgegen dem Gesetz dauerhaft beschäftigen wollen. Bereits am 10. Juli 2013 hatte das BAG mit Urteil 7 ABR 91/11 entschieden, dass der Betriebsrat bei einem dauerhaften Einsatz von Leiharbeitnehmern seine Zustimmung verweigern darf. § 14 Absatz 3 Satz 1 AÜG räumt dem Betriebsrat des Entleiher-Betriebes ein Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrecht ein, wonach dieser vor jeder Übernahme eines Leiharbeitnehmers zu beteiligen ist. Im Zuge dieses Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechts kann der Betriebsrat seine Zustimmung verweigern, wenn die personelle Maßnahme seiner Auffassung nach gegen ein Gesetz verstoßen würde (§ 99 Absatz 2 Nummer 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)).

Dass ein solcher Verstoß bei der Dauerüberlassung von Leiharbeitnehmern gegeben ist, hat das BAG in seinem Urteil vom 10. Juli 2013 festgestellt.

Verweigert der Betriebsrat somit aufgrund seines Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechtes seine Zustimmung zur Übernahme eines Leiharbeitnehmers, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit beim Arbeitsgericht die Zustimmung zu ersetzen (§ 99 Absatz 4 BetrVG). Hält das Arbeitsgericht die Zustimmungsverweigerung des Betriebsrates sodann für unberechtigt, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dennoch übernehmen. Hält hingegen das Arbeitsgericht dessen Zustimmungsverweigerung für berechtigt, kann der Betriebsrat letztlich durch sein Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrecht die Übernahme eines Leiharbeitnehmers verhindern. Dadurch wiederum kann der Betriebsrat erreichen, dass der Arbeitgeber nicht auf Leiharbeitnehmer ausweichen kann, sondern gezwungen ist, quasi „eigene“ Arbeitnehmer einzustellen.

Die vorstehenden Ausführungen machen somit deutlich, dass der Gesetzgeber dringend gefordert ist, eine Regelung dafür zu treffen, welche Rechtsfolge eintreten soll, wenn die Überlassung nicht nur vorübergehend, sondern dauerhaft stattfindet. In dem neuen Koalitionsvertrag zwischen der SPD und Union ist zwar vorgesehen, dass Leiharbeitnehmer maximal 18 Monate an ein Unternehmen verliehen werden dürfen, jedoch sind auch darin keine Rechtsfolgen vorgesehen.

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